Open space miał ułatwiać przepływ informacji, skracać dystans między zespołami i wspierać współpracę. W wielu biurach rzeczywiście spełnia te zadania. Do chwili, gdy ktoś musi przeanalizować wielostronicowy dokument, przygotować ofertę, przeprowadzić trudną rozmowę albo przez godzinę pomyśleć nad jednym problemem bez słuchania cudzych spotkań. Wtedy zaczyna się poszukiwanie ciszy.
Projektowanie stref focus nie oznacza powrotu do korytarzy pełnych zamkniętych gabinetów. Chodzi o stworzenie w otwartej przestrzeni takich warunków, w których można na pewien czas odsunąć się od rozmów, ruchu i wizualnego zamieszania. Czasem wystarczy niewielka zmiana układu. Czasem potrzebny jest mebel, który przejmie część funkcji ściany.
Open space nie jest problemem. Problemem jest brak wyboru
Spór o to, czy biuro powinno być otwarte, czy zamknięte, niewiele już wnosi do projektowania współczesnych miejsc pracy. Zespoły nie wykonują przecież przez cały dzień jednego rodzaju zadań. W ciągu kilku godzin pracownik może uczestniczyć w spotkaniu, odpowiadać na wiadomości, konsultować projekt, odbyć rozmowę online i przygotować materiał wymagający pełnej koncentracji.
Każda z tych czynności potrzebuje innych warunków.
Badania Gensler pokazują, że pracownicy preferują model łączący otwarte miejsca do pracy zespołowej z prywatnymi przestrzeniami przeznaczonymi do zadań wymagających głębokiego skupienia. Najlepiej oceniane są nie biura całkowicie otwarte ani całkowicie zamknięte, lecz środowiska otwarte uzupełnione o dostępne na żądanie miejsca zapewniające prywatność.
Nie chodzi więc o to, by likwidować open space. Trzeba usunąć z niego przekonanie, że każdy użytkownik przez cały dzień powinien pracować w tych samych warunkach.
Dobra strefa focus daje możliwość zmiany. Można do niej wejść wtedy, gdy zadanie wymaga większej uwagi, i wrócić do bardziej otwartego otoczenia, kiedy potrzebna jest rozmowa lub szybka konsultacja. Taki wybór nie odcina pracownika od zespołu. Pozwala mu świadomie zarządzać własną koncentracją.
Koncentracja potrzebuje granicy
Granica nie zawsze musi mieć postać pełnej ściany. W otwartej przestrzeni równie ważne bywają trzy inne rodzaje osłony: akustyczna, wizualna i społeczna.
Osłona akustyczna ogranicza liczbę rozmów i dźwięków docierających do stanowiska. Osłona wizualna zmniejsza ruch widoczny kątem oka – przechodzące osoby, gesty współpracowników, świecące ekrany. Osłona społeczna komunikuje natomiast, że użytkownik danego miejsca nie jest w tej chwili dostępny do przypadkowej rozmowy.
Ta ostatnia funkcja bywa niedoceniana. W zwykłym rzędzie biurek trudno stwierdzić, czy osoba patrząca w monitor wykonuje rutynowe zadanie, czy próbuje właśnie rozwiązać złożony problem. Wydzielona strefa focus działa jak czytelny znak: tutaj pracuje się inaczej.
Badania prowadzone przez Steelcase we współpracy z University of Wisconsin-Madison wskazały, że już zapewnienie wizualnej osłony może pomagać użytkownikom utrzymać uwagę w hałaśliwym, otwartym biurze. Nie każda strefa skupienia musi więc być szczelnie zamkniętym pomieszczeniem. Czasem dobrze zaprojektowany „kokon” wystarcza, by ograniczyć najbardziej uporczywe rozproszenia.
Gdzie umieścić strefę focus?
Najgorszym miejscem będzie centrum biurowego ruchu. Nawet najlepszy mebel nie stworzy atmosfery skupienia, jeśli za jego oparciem przez cały dzień odbywa się droga do kuchni, drukarki albo sal spotkań.
Strefy koncentracji powinny powstawać tam, gdzie przepływ ludzi naturalnie zwalnia. Dobrze sprawdzają się boczne części open space, wnęki, przestrzenie przy mniej uczęszczanych ścianach oraz obszary oddalone od ciągów komunikacyjnych i miejsc spontanicznych rozmów.
Nie oznacza to jednak, że należy ukrywać je na końcu budynku. Strefa focus powinna być łatwo dostępna. Jeśli dotarcie do niej wymaga przejścia przez kilka działów albo rezerwowania miejsca z dużym wyprzedzeniem, pracownicy szybko zaczną traktować ją jak salę specjalnego przeznaczenia, a nie naturalną część codziennej pracy.
Najlepsza lokalizacja łączy więc dwa warunki: znajduje się poza głównym ruchem, ale pozostaje blisko stanowisk użytkowników.
Warto również zadbać o odpowiedni dystans od stref intensywnej współpracy. Umieszczenie miejsca do skupienia obok stołu projektowego, ekspresu do kawy lub przestrzeni do spotkań online będzie wymagało ciągłej walki z funkcją sąsiedniego obszaru. W takim układzie strefa focus istnieje na planie, lecz nie działa w praktyce.
Nie wystarczy ustawić fotela w kącie
Ładne siedzisko, niewielki stolik i lampa mogą stworzyć atrakcyjną kompozycję, ale niekoniecznie dobre miejsce do pracy. Projektowanie stref focus powinno zaczynać się od pytania: jakie zadania będą tu wykonywane?
Innych warunków potrzebuje osoba, która przez dwadzieścia minut czyta dokument, innych pracownik prowadzący poufną rozmowę, a jeszcze innych ktoś, kto przez dwie godziny przygotowuje prezentację na laptopie.
Strefa do krótkiej pracy może mieć bardziej swobodny charakter. Wygodne siedzisko z podparciem pleców, niewielki blat i osłona wizualna wystarczą do przeglądania materiałów czy robienia notatek. Miejsce przeznaczone do dłuższego skupienia powinno zapewniać pełniejsze wsparcie ergonomiczne, odpowiednią wysokość blatu, możliwość podłączenia urządzeń i oświetlenie dopasowane do pracy.
Nie każdy fotel lounge jest miejscem pracy. Nie każdy zamknięty boks zapewnia skupienie. Funkcja musi wynikać nie z nazwy strefy na rzucie, lecz z rzeczywistego komfortu użytkownika.
Mebel może zrobić więcej niż podzielić przestrzeń
W projektowaniu stref focus wyposażenie nie powinno pojawiać się dopiero po wyznaczeniu układu funkcjonalnego. To właśnie meble mogą pomóc ten układ zbudować.
Wysokie oparcie ogranicza ruch w polu widzenia. Tapicerowana powierzchnia łagodzi odbicia dźwięku. Odpowiednio ustawione moduły mogą osłonić stanowisko od strony komunikacji, jednocześnie pozostawiając je otwarte w kierunku światła dziennego. Wolnostojące ścianki pozwalają natomiast tworzyć granice bez trwałej ingerencji w architekturę budynku.
Dobrym przykładem są ścianki akustyczne QUIET KLEIBER. Tapicerowane elementy zostały zaprojektowane z myślą o przestrzeniach coworkingowych i otwartych strefach biurowych. Pomagają ograniczać hałas i zwiększać prywatność, a dzięki możliwości łączenia elementów pod różnymi kątami pozwalają budować układy dopasowane do konkretnego wnętrza.
Ich rola nie sprowadza się do ustawienia przegrody między dwoma biurkami. Z kilku elementów można zbudować niewielką strefę indywidualnej pracy, osłonić miejsce do rozmów online albo oddzielić spokojniejszy fragment open space od części, w której częściej odbywają się konsultacje.
To różnica między meblem wstawionym do gotowej przestrzeni a meblem, który tę przestrzeń aktywnie projektuje.
Akustyka zaczyna się przed pierwszym panelem
Projektowanie stref focus często sprowadza się do rozmowy o materiałach pochłaniających dźwięk. Są ważne, ale nie naprawią złego sąsiedztwa funkcji.
Jeśli miejsce do koncentracji znajduje się przy kuchni, pojedyncza ścianka nie zatrzyma odgłosów ekspresu, rozmów i przesuwanych krzeseł. Jeśli po drugiej stronie strefy działa zespół prowadzący większość spotkań online przy biurkach, problem będzie powracał bez względu na grubość tapicerki.
Akustykę trzeba więc projektować warstwowo. Najpierw należy rozdzielić funkcje głośne i ciche. Następnie ograniczyć bezpośrednią drogę rozchodzenia się dźwięku. Dopiero później dobierać materiały, przegrody i meble, które zmniejszą pogłos oraz poprawią lokalny komfort.
Steelcase zwraca uwagę, że skuteczny open space powinien oferować zróżnicowane miejsca wspierające koncentrację, współpracę, naukę, kontakty społeczne i regenerację. Jednolita przestrzeń pozbawiona granic rzadko dobrze obsługuje wszystkie te aktywności naraz.
Cisza nie jest więc cechą jednego produktu. Jest wynikiem kilku spójnych decyzji projektowych.
Focus nie zawsze oznacza pełne odcięcie
Niektórzy pracownicy najlepiej koncentrują się w całkowitej ciszy. Inni potrzebują lekkiej obecności zespołu – poczucia, że nadal znajdują się we wspólnej przestrzeni, ale nie są wystawieni na każdy ruch i każdą rozmowę.
Dlatego biuro nie powinno oferować tylko jednego rodzaju miejsca do skupienia. Przydatna jest gradacja prywatności.
Pierwszy poziom mogą tworzyć stanowiska osłonięte od strony ciągu komunikacyjnego. Drugi – półzamknięte miejsca do pracy indywidualnej, ograniczające bodźce wizualne i część dźwięków. Trzeci – niewielkie, zamknięte przestrzenie przeznaczone do rozmów poufnych, spotkań online i zadań wymagających maksymalnego odcięcia.
Taki układ pozwala dobrać miejsce do charakteru zadania, zamiast zajmować dużą salę konferencyjną tylko po to, by przez godzinę popracować samodzielnie. To problem realny także w najnowszych obserwacjach Gensler: pracownicy wykorzystują sale spotkań do indywidualnej pracy, gdy w biurze brakuje odpowiednich miejsc do skupienia, co ogranicza dostępność tych pomieszczeń dla zespołów.
Dobrze zaprojektowana strefa focus nie konkuruje więc z salą konferencyjną. Chroni ją przed niewłaściwym wykorzystaniem.
Strefa musi mieć własne zasady
Nawet najlepiej zaprojektowane miejsce nie zadziała, jeśli organizacja nie ustali prostych zasad korzystania z niego.
Czy można w nim prowadzić rozmowy online? Czy miejsca są przeznaczone do krótkiej pracy, czy można zajmować je przez pół dnia? Czy wymagają rezerwacji? Czy sygnałem niedostępności jest samo wejście do strefy, czy potrzebne są dodatkowe oznaczenia?
Nie chodzi o tworzenie regulaminu na kilka stron. Wystarczy czytelna funkcja i konsekwencja. Jeśli w strefie skupienia regularnie odbywają się spontaniczne spotkania, jej nazwa szybko stanie się pustą deklaracją.
Projekt powinien zatem obejmować nie tylko meble, ale też scenariusz użytkowania. Architekt może stworzyć warunki do skupienia, lecz kultura organizacji musi je później uszanować.
Mniej miejsc, ale lepiej dopasowanych
Strefy focus nie powinny być resztką przestrzeni, która została po ustawieniu biurek i sal konferencyjnych. W wielu współczesnych biurach skupienie jest jedną z najważniejszych aktywności wykonywanych na miejscu. Gensler wskazuje, że możliwość skoncentrowania się na pracy pozostaje jednym z głównych powodów przychodzenia do biura.
To zmienia sposób myślenia o metrażu.
Być może biuro nie potrzebuje kolejnego rzędu stanowisk roboczych. Być może większą wartość przyniesie kilka dobrze rozmieszczonych miejsc, do których można przenieść się na czas wymagającego zadania. Być może jedna duża sala konferencyjna powinna ustąpić miejsca kilku mniejszym przestrzeniom obsługującym skupienie, rozmowy online i spotkania dwuosobowe.
Efektywność nie polega na zajęciu każdego metra. Polega na tym, by każdy metr odpowiadał na rzeczywisty sposób pracy.
Gdzie w open space można się wreszcie skupić?
Tam, gdzie koncentracja została potraktowana jako pełnoprawna funkcja biura, a nie indywidualny problem pracownika.
W miejscu odsuniętym od głównego ruchu. Osłoniętym od rozmów i bodźców wizualnych. Wyposażonym zgodnie z czasem i rodzajem wykonywanej pracy. Dostępnym bez skomplikowanej rezerwacji. Czytelnym dla pozostałych użytkowników.
Projektowanie stref focus nie wymaga zamykania całej przestrzeni za drzwiami. Wymaga natomiast odejścia od przekonania, że otwartość oznacza brak granic. Dobrze postawiona granica nie osłabia współpracy. Pozwala na chwilę się od niej odsunąć, wykonać pracę wymagającą uwagi i wrócić do zespołu z gotowym rozwiązaniem.
Właśnie wtedy open space zaczyna działać nie tylko jako miejsce spotkań, ale jako kompletne środowisko pracy.
FAQ
Czym jest projektowanie stref focus?
Projektowanie stref focus polega na tworzeniu w biurze miejsc przeznaczonych do pracy wymagającej koncentracji. Takie strefy ograniczają hałas, ruch w polu widzenia i przypadkowe przerwania, a jednocześnie pozostają łatwo dostępne dla użytkowników open space.
Gdzie najlepiej umieścić strefę skupienia w open space?
Najlepiej poza głównymi ciągami komunikacyjnymi, z dala od kuchni, drukarek, recepcji i intensywnie używanych stref współpracy. Miejsce powinno być spokojne, ale nie całkowicie odizolowane od stanowisk zespołu.
Czy strefa focus musi być zamkniętym pomieszczeniem?
Nie. Do wielu zadań wystarczy półzamknięte miejsce zapewniające osłonę wizualną i częściowe ograniczenie hałasu. Zamknięte pomieszczenia są potrzebne przede wszystkim do rozmów poufnych, spotkań online oraz pracy wymagającej bardzo wysokiego poziomu koncentracji.
Jakie meble pomagają stworzyć strefę focus?
Przydatne są tapicerowane ścianki akustyczne, siedziska z wysokimi oparciami, moduły tworzące półzamknięte układy oraz ergonomiczne stanowiska pracy. Ścianki QUIET KLEIBER pozwalają wydzielać spokojniejsze miejsca w otwartych przestrzeniach bez budowania trwałych ścian.
Ile stref skupienia powinno znaleźć się w biurze?
Nie istnieje jedna liczba odpowiednia dla wszystkich organizacji. Zależy ona od wielkości zespołu, charakteru wykonywanych zadań, liczby spotkań online i sposobu korzystania z biura. Podstawą powinny być obserwacje użytkowników oraz analiza tego, jak często pracownicy zajmują sale konferencyjne do indywidualnej pracy.
Czy słuchawki wystarczą do pracy w skupieniu?
Słuchawki mogą ograniczyć część dźwięków, ale nie usuwają bodźców wizualnych, ruchu ani przypadkowych przerwań. Nie zastępują też przestrzeni przeznaczonej do koncentracji. Powinny być możliwością wyboru, a nie jedynym sposobem radzenia sobie z niewłaściwie zaprojektowanym open space.
Dlaczego strefy focus są ważne w pracy hybrydowej?
Biuro hybrydowe obsługuje w ciągu dnia wiele różnych aktywności: spotkania, rozmowy online, współpracę i pracę indywidualną. Strefy focus pozwalają użytkownikom zmieniać miejsce zależnie od zadania, dzięki czemu otwarta przestrzeń nie musi służyć wszystkim celom jednocześnie.
