Współczesne biuro powinno odpowiadać na różnorodność – oferować miejsca dostosowane do charakteru rozmowy, liczby uczestników i sposobu, w jaki mają wspólnie pracować. Sprawdź, jak projektować alternatywne strefy spotkań?
Stół, kilka lub kilkanaście krzeseł, ekran, zamykane drzwi. Dziś coraz częściej okazuje się jednak, że taki układ nie odpowiada ani sposobowi pracy zespołów, ani różnorodności rozmów odbywających się w ciągu dnia. Krótki status dwóch osób, rozmowa 1:1, szybka konsultacja nad projektem czy nieformalne spotkanie z klientem nie potrzebują tej samej przestrzeni co kilkunastoosobowa prezentacja. Dlatego projektowanie współczesnego biura coraz częściej zaczyna się nie od pytania: ile sal konferencyjnych potrzebujemy?, ale od innego: jakiego rodzaju spotkania będą odbywać się w tej przestrzeni i jakiego środowiska potrzebuje każde z nich?
Sala konferencyjna nie powinna być rozwiązaniem domyślnym
Problem nie polega na tym, że tradycyjne sale konferencyjne przestały być potrzebne. Nadal są niezbędne wszędzie tam, gdzie ważne są poufność, koncentracja, prezentacja materiałów czy udział większej liczby osób. Nie każde spotkanie wymaga jednak pełnego odizolowania. Jeżeli dwie osoby potrzebują dziesięciu minut na omówienie projektu, zajęcie ośmioosobowej sali nie jest najbardziej efektywnym wykorzystaniem przestrzeni.
Podobnie spotkanie kreatywne prowadzone przy dużym stole konferencyjnym może nie stworzyć warunków sprzyjających swobodnej wymianie pomysłów. W praktyce biuro potrzebuje więc całego ekosystemu miejsc do spotkań – od formalnych i zamkniętych po spontaniczne, otwarte i półprywatne.
Najpierw scenariusz, później mebel
W projektowaniu stref spotkań warto zacząć nie od pytania: „ile sal konferencyjnych potrzebujemy?”, lecz od analizy tego, jak rzeczywiście współpracuje dany zespół. Czy dominują kilkunastominutowe statusy? Czy pracownicy często konsultują projekty w parach? Czy zespoły potrzebują przestrzeni do swobodnej pracy warsztatowej? Czy w biurze regularnie pojawiają się klienci? A może duża część spotkań odbywa się hybrydowo?
Każdy scenariusz oznacza inną długość spotkania, pozycję ciała, poziom prywatności, dostęp do blatu czy możliwość swobodnej zmiany ustawienia. I właśnie tutaj zaczyna się rola mebla. Nie jako elementu, który wypełnia gotową już przestrzeń, lecz jako jednego z narzędzi, za pomocą których projektant może określać tempo, charakter i sposób korzystania z danego miejsca.
Nie zawsze trzeba siadać przy dużym stole
Wiele codziennych spotkań trwa kilkanaście minut. Są zbyt krótkie, by organizować je wokół dużego stołu konferencyjnego, a jednocześnie na tyle istotne, że prowadzenie ich pomiędzy stanowiskami pracy może przeszkadzać pozostałym osobom. Takie rozmowy potrzebują miejsca dostępnego od ręki: niewielkiego, łatwego do zajęcia i równie łatwego do opuszczenia. W takich strefach interesującym rozwiązaniem mogą być wyższe siedziska czy miejsca przeznaczone do aktywniejszej pozycji.
Przykładem jest MOOVIE – hoker balansujący z regulacją wysokości, zaprojektowany m.in. z myślą o krótkich naradach, dynamicznych spotkaniach i pracy przy wyższych blatach. Jego kompaktowa forma ułatwia też zmianę ustawienia przestrzeni. To pokazuje szerszą zasadę: forma siedziska może komunikować użytkownikowi charakter miejsca. Nie każda strefa spotkań musi zachęcać do pozostania w niej przez godzinę. Czasem właśnie krótsza, bardziej dynamiczna forma korzystania z przestrzeni jest jej największą zaletą.
Rozmowa 1:1 potrzebuje kameralności, ale nie zawsze czterech ścian
Innych warunków wymaga rozmowa dwóch osób, szczególnie jeżeli ma potrwać dłużej niż kilka minut. Nie każda konsultacja czy rozmowa mentoringowa musi odbywać się w zamkniętym pomieszczeniu. Czasami wystarczy odpowiednie odsunięcie od głównego ciągu komunikacyjnego, ograniczenie kontaktu wzrokowego z otoczeniem i stworzenie czytelnej granicy strefy.
Taką funkcję mogą przejąć same meble. System LINER pozwala tworzyć z modułów wydzielone miejsca rozmów i pracy w open space. Wysokie oparcia, dostępne również z zagłówkiem, odgradzają użytkowników od otoczenia i wspierają wyciszenie strefy bez konieczności budowania kolejnego pomieszczenia.
Podobny mechanizm wykorzystuje kolekcja NEBULA, w której dostępne są moduły z parawanami akustycznymi oraz wbudowanymi stolikami. Pozwala to tworzyć zarówno miejsca spotkań, jak i pracy cichej w ramach jednej rodziny produktów. Warto jednak pamiętać o granicy między kameralnością a poufnością. Wysokie oparcie czy parawan mogą ograniczyć rozproszenia i poprawić komfort rozmowy, ale nie zastąpią zamkniętego pomieszczenia, jeżeli przedmiot spotkania wymaga rzeczywistej izolacji.
Spotkanie z laptopem to już nie lounge
Jednym z częstszych błędów przy projektowaniu nieformalnych stref spotkań jest założenie, że wygodna sofa i niski stolik automatycznie stworzą dobre miejsce do współpracy. Stworzą dobre miejsce do rozmowy, niekoniecznie do pracy. Jeżeli użytkownicy mają przez godzinę analizować dokument, korzystać z laptopów albo wspólnie pracować nad materiałem, znaczenie zaczynają mieć wysokość blatu, pozycja ciała i możliwość wygodnego odłożenia potrzebnych przedmiotów. Dlatego przy alternatywnych strefach spotkań warto precyzyjnie rozróżnić miejsce do rozmowy od miejsca do wspólnej pracy.
Dobrym przykładem rozwiązania łączącego siedzisko z powierzchnią użytkową jest system CLOUD. Poszczególne miejsca można zestawiać z panelami łączącymi siedziska, a sam system występuje w wielu konfiguracjach: z oparciami, bez nich, z podłokietnikami lub bez. Dzięki temu może być wykorzystany również w bardziej kompaktowych fragmentach biura, gdzie pełnowymiarowy meeting room nie byłby uzasadniony. Przy projektowaniu warto więc zadać proste pytanie: co użytkownik będzie robił podczas tego spotkania?
Jeżeli odpowiedź brzmi „rozmawiał” – rozwiązanie może być bardziej swobodne. Jeżeli „pracował” – potrzebne będą dodatkowe funkcje.
Nieformalność nie oznacza przypadkowości
Dwa fotele ustawione naprzeciwko siebie tworzą zupełnie inną relację niż cztery siedziska ustawione wokół wspólnego punktu. Sofa zestawiona z fotelem buduje inny charakter rozmowy niż klasyczny stół z krzesłami. Znaczenie ma także dystans pomiędzy użytkownikami, wysokość siedziska i możliwość zmiany jego położenia. W mniej formalnych strefach sprawdzić może się na przykład FINO – lekkie, kompaktowe krzesło kubełkowe przeznaczone m.in. do biur, sal spotkań i stref nieformalnej pracy. Jego konstrukcja ułatwia przenoszenie, co daje możliwość stosunkowo szybkiego przearanżowania miejsca wraz ze zmianą potrzeb zespołu.
Z kolei tam, gdzie spotkanie może potrwać dłużej, interesująca może być kolekcja NEXT. Kubełkowe oparcie obejmuje plecy i wspiera odcinek lędźwiowy, a sam model został przewidziany zarówno do pokojów spotkań, jak i bardziej kameralnych stref nieformalnych rozmów. Dobór mebla nie wynika więc wyłącznie ze stylistyki wnętrza. Jest decyzją dotyczącą tego, jak długo, w jaki sposób i w jakim charakterze ludzie będą w danym miejscu przebywać.
Strefa spotkań może powstać tam, gdzie wcześniej był tylko open space
Alternatywne miejsca spotkań nie zawsze wymagają wydzielania kolejnego pomieszczenia. Czasem potrzebna jest raczej umiejętna ingerencja w już istniejącą otwartą przestrzeń. Pomocne mogą być wysokie oparcia, parawany, mobilne przegrody albo systemy modułowe pozwalające zbudować małą „wyspę” wewnątrz większego wnętrza. Kolekcja FRAME obejmuje m.in. siedziska, stoliki, mobilne parawany oraz moduły wyposażone w mediaporty. System został zaprojektowany m.in. z myślą o tworzeniu stref pracy, skupienia i wyciszenia oraz pozwala reorganizować przestrzeń bez trwałego dzielenia jej ścianami.
Jeżeli natomiast projekt wymaga przede wszystkim redukcji hałasu, uzupełnieniem stref mogą być akustyczne ścianki QUIET. Poszczególne elementy można łączyć pod różnymi kątami, budując proste ciągi albo bardziej kameralne układy wokół miejsc rozmów i pracy. To istotne zwłaszcza tam, gdzie przestrzeń musi pozostać elastyczna. Zamiast na stałe mnożyć pokoje spotkań, można stworzyć architekturę, która częściowo zmienia się razem z organizacją.
Jedna strefa czy cały ekosystem?
Najciekawsze biura nie muszą mieć jednego alternatywnego miejsca do spotkań. Mogą mieć ich kilka. Przy wysokim blacie odbywa się szybki status. Dwie osoby przenoszą się do półprywatnej strefy na spokojniejszą rozmowę. Czteroosobowy zespół wybiera miejsce z dostępem do blatu. Klient i prowadzący spotkanie siadają w bardziej reprezentacyjnej części lounge. Każde z tych miejsc może zajmować stosunkowo niewielką powierzchnię, a razem tworzą znacznie większy wybór niż kolejna identyczna sala konferencyjna.
Ważne jest jednak, by różnica pomiędzy nimi była czytelna. Użytkownik powinien intuicyjnie rozumieć, że jedno miejsce służy krótkiej wymianie zdań, inne spokojnej rozmowie, a jeszcze inne godzinnej pracy projektowej. Można osiągnąć to poprzez rodzaj siedziska, jego wysokość, ustawienie, dostępność blatu, stopień osłonięcia, materiały czy kolorystykę.
Elastyczność nie oznacza projektowania bez funkcji
Współczesne biuro powinno reagować na zmianę, ale „elastyczne” nie musi oznaczać „uniwersalne”. Wręcz przeciwnie. Jeżeli każde miejsce ma nadawać się do wszystkiego, często okazuje się, że żadne nie odpowiada dobrze na konkretną potrzebę. Dlatego warto projektować przestrzeń złożoną z kilku wyraźnych scenariuszy, a elastyczność budować wewnątrz nich.
Dobrym przykładem są systemy modułowe, które pozwalają zmienić długość, kierunek czy stopień zamknięcia strefy. PLANET umożliwia budowanie m.in. półotwartych stref spotkań, kabin oraz układów z blatami, a ścianki o różnych wysokościach pozwalają regulować poziom prywatności i akustyki. Poszczególne moduły można również przestawiać wraz ze zmianą potrzeb przestrzeni. Projektant nie musi więc wybierać pomiędzy jasno określoną funkcją a możliwością późniejszej zmiany. Dobrze zaprojektowany system może zapewniać jedno i drugie.
Sala konferencyjna pozostaje. Zmienia się to, co dzieje się obok niej
Alternatywne strefy spotkań nie są argumentem za usuwaniem sal konferencyjnych. Są argumentem za tym, aby nie oczekiwać od jednego typu pomieszczenia odpowiedzi na wszystkie sposoby współpracy. Dobrze zaprojektowane biuro może oferować pełne spektrum miejsc: od otwartych i dynamicznych, przez nieformalne i półprywatne, aż po zamknięte sale przeznaczone do dłuższych lub poufnych rozmów.
Dzięki temu pracownik nie musi zastanawiać się, czy wolna jest sala na osiem osób, żeby przez kwadrans porozmawiać z kolegą z zespołu. Może po prostu wybrać miejsce dopasowane do tego, co ma się za chwilę wydarzyć. I być może właśnie dlatego najważniejsze pytanie przy projektowaniu przestrzeni spotkań nie brzmi już:
„Ile sal konferencyjnych zmieścimy w tym biurze?”
lecz:
„Jak spotykają się ludzie, dla których to biuro projektujemy?”
Dopiero odpowiedź na to pytanie pozwala zdecydować, gdzie potrzebny jest stół konferencyjny, gdzie wysokie oparcie, gdzie niewielki blat, a gdzie mobilne siedzisko, które za godzinę może znaleźć się w zupełnie innym miejscu.
FAQ
Czy alternatywne strefy spotkań mogą zastąpić sale konferencyjne?
Nie całkowicie. Zamknięte sale nadal są potrzebne przy spotkaniach wymagających poufności, dobrej izolacji akustycznej, prezentacji lub udziału większej liczby osób. Alternatywne strefy pozwalają natomiast przejąć część krótszych, mniej formalnych spotkań i stworzyć użytkownikom większy wybór miejsc do współpracy.
Jak zaprojektować nieformalną strefę spotkań w biurze?
Najlepiej rozpocząć od określenia scenariusza jej użytkowania. Innego wyposażenia wymaga szybka kilkunastominutowa konsultacja, innego rozmowa 1:1, a jeszcze innego wspólna praca z laptopem. Znaczenie mają m.in. wysokość siedziska, dostęp do blatu, odległość między użytkownikami, poziom osłonięcia od otoczenia oraz możliwość zmiany konfiguracji.
Jakie meble sprawdzają się w strefach krótkich spotkań?
W miejscach przeznaczonych do szybkich narad dobrze sprawdzają się kompaktowe, mobilne siedziska oraz wyższe rozwiązania pozwalające zachować bardziej dynamiczny charakter spotkania. Przykładem jest hoker balansujący MOOVIE, którego wysokość można regulować i który został przewidziany m.in. do krótkich narad i pracy przy wyższych blatach.
Jak stworzyć półprywatną strefę spotkań bez budowania dodatkowego pomieszczenia?
Można wykorzystać meble z wysokimi oparciami, moduły z parawanami lub wolnostojące przegrody akustyczne. Pozwalają one wizualnie i częściowo akustycznie odseparować miejsce od open space’u. Taką funkcję mogą pełnić m.in. systemy LINER i NEBULA czy ścianki akustyczne QUIET.
Na co zwrócić uwagę przy projektowaniu miejsca do spotkań z laptopem?
Przede wszystkim na relację pomiędzy siedziskiem a powierzchnią roboczą. Niski stolik lounge może być odpowiedni do rozmowy, ale niekoniecznie do dłuższej pracy z komputerem. Jeśli użytkownicy mają korzystać z laptopów, dokumentów czy innych materiałów, warto zaplanować odpowiednią wysokość blatu i wygodną pozycję siedzącą.
Czy strefy spotkań powinny być mobilne i modułowe?
Nie każda strefa musi być mobilna, ale możliwość rekonfiguracji jest szczególnie cenna w przestrzeniach, których sposób użytkowania może zmieniać się w czasie. Systemy modułowe, takie jak PLANET, pozwalają tworzyć różne konfiguracje – od bardziej otwartych miejsc rozmów po półzamknięte strefy z większym poziomem prywatności.
